Plan strategiczny

Analiza otoczenia. Zastanówmy się, w jakim otoczeniu funkcjonuje nasza szkoła, jak duża jest miejscowość, na terenie której pracujemy (np. część programów grantowych przeznaczona jest dla terenów wiejskich lub dla miejscowość np. do 20 tys. mieszkańców). Jakie grupy możemy zainteresować naszym pomysłem? Mogą to być mieszkańcy naszej okolicy, rodzicie dzieci uczących się w naszej szkole, ale też lokalni przedsiębiorcy, szczególnie jeżeli są absolwentami naszej placówki. Zastanówmy się, w jakich kategoriach finansowych chcemy pozyskiwać darczyńców. W strategii trzeba określić trzy do czterech kategorii darczyńców, z którymi będziemy budować relacje i prosić o wsparcie finansowe. Przykładowo mogą to być poniższe przedziały finansowe:

• do 150 zł rocznie,
• do 1000 zł rocznie
• do 10.000 zł rocznie.

Następnie do każdej kategorii postarajmy się przyporządkować darczyńców z grup, które udało nam się wcześniej zidentyfikować. Mogą być to zarówno osoby prywatne, jak i przedsiębiorcy czy instytucje finansujące projekty. Ostatnim krokiem w tej części strategii jest określenie, ilu darczyńców w danej kategorii chcemy pozyskać w ciągu roku. Co do zasady, łatwiej pozyskać darczyńców z niższej kategorii – będzie ich zatem więcej. Plan idealny – poszczególne sumy środków zebranych w poszczególnych kategoriach – się równoważy. Pozyskiwanie darczyńców w każdej kategorii jest istotne. Szkoła mająca regularne wsparcie od 100–120 darczyńców w najniższej kategorii nie musi się obawiać, że nawet kilkunastu z nich wykruszy się w dłuższej perspektywie czasowej. Będzie ich można łatwo zastąpić przez nowych darczyńców. Jednocześnie wniosą oni do budżetu działań społecznych kwotę co najmniej 15 tys. zł, którą możemy wykorzystać np. na wkłady własne do projektów lub samodzielnie finansować z nich poszczególne działania. W tym miejscu warto przytoczyć wypowiedź jednego z najbogatszych ludzi na świecie, Warrena Buffetta: Nigdy nie polegaj na jedynym źródle dochodu. Zainwestuj w stworzenie drugiego źródła.

Częścią strategii powinien być nasz kapitał ludzki, tj. osoby związane ze szkołą, ich potencjał i relacje między nimi. Kapitał społeczny to też wizerunek szkoły, jej renoma, partnerstwa, kontakty i bazy danych.

Do przygotowania strategii fundraisingowej polecam dwa narzędzia.

1. Pięć pytań Petera F. Druckera

W trakcie trwającej niemal 75 lat kariery Drucker był pisarzem, nauczycielem i konsultantem specjalizującym się w strategii i polityce dla firm oraz organizacji sektora społecznego. Przez ponad 20 lat był profesorem zarządzania na Uniwersytecie Nowojorskim. W swojej publikacji Pięć najważniejszych pytań sformułował je następująco:

• O co chodzi w naszej działalności?
• Kto jest naszym beneficjentem?
• Co nasz beneficjent uważa za wartość?
• Jakie są nasze wyniki?
• Jakie są nasze plany?

2. Analiza SWOT – silne i słabe strony, szanse i zagrożenia

Należy, najlepiej w grupie osób, wypisać silne strony naszej szkoły, tj. wszystko to, co uważamy za rzeczy pozytywne, a jednocześnie kształtuje je szkoła (nie zależą od czynników zewnętrznych). Mogą to być np. długa tradycja szkoły, dobre wyniki uczniów, zaangażowany komitet rodzicielski, infrastruktura szkoły pozwalająca na organizację wydarzeń. Analogicznie nasze słabe strony będą wszystkim tym, co uważamy na negatywne, a co jednocześnie wynika z wewnętrznych uwarunkowań.

Szanse to wszystkie korzystne z perspektywy szkoły rzeczy i okoliczności zewnętrzne. Mogą to być np. grupa dobrze prosperujących firm rodzinnych w naszej okolicy albo grono absolwentów szkoły utrzymujące ze sobą kontakty. Mogą być to również regularnie ogłaszane konkursy na projekty czy wyższe niż średnie w Polsce dochody mieszkańców naszej miejscowości. Zagrożeniami będą zewnętrzne czynniki negatywne, np. spodziewane drastyczne podwyżki cen energii albo spadek liczby uczniów, wynikający z kryzysu demograficznego. Założeniem strategii powinno być przekucie słabych stron na silne i próba zamiany zagrożeń na szanse. Urealni zatem plan naszego działania i wskaże, na co powinniśmy pozyskiwać środki.

Rzetelnie przygotowana np. na trzy czy pięć strategia pozwoli na realne oszacowanie kwoty pieniędzy, jaką uda się pozyskać, wskaże też, jakich zasobów potrzebujemy (ludzie, czas i pieniądze). Strategia powinna być podzielona na krótsze, np. roczne odcinki, dzięki czemu będzie można poddać plan przeglądowi i urealnieniu. Jest do moment, w którym z jednej strony możemy urealniać strategię, tj. wzmacniać te działania, które przynoszą największe efekty i modyfikować te, co do efektywności których jesteśmy rozczarowani.

Wybrane narzędzia

Grupa stałych darczyńców – fundusz rady rodziców

To najprostsze technicznie, a jednocześnie najtrudniejsze i najefektywniejsze narzędzie do wykorzystania dla szkół i przedszkoli. Polega na zebraniu dodatkowych i dobrowolnych deklaracji wpłat od rodziców uczniów. Dobrą praktyką jest wskazanie konkretnej kwoty za każe dziecko. Najlepszym momentem na ogłoszenie zbiórki jest pierwsze w danym roku szkolnym zebranie z rodzicami, a osobą, która wystąpi do rodziców z inicjatywą, powinien być dyrektor szkoły. W społecznościach szkolnych, w których czujemy, że pomysł spotka się z oporem rodziców, zaproponujmy mniejsze kwoty, np. 25 zł miesięcznie.

Klucz do sukcesu – wskazanie konkretnego celu, na jaki szkoła chce zebrać pieniądze (zgodnie z zasadą z modułu 1). Ważne jest włączenie rodziców w wyznaczenie celu zbiórki, wspólny namysł nad najpilniejszymi potrzebami społeczności szkolnej.

Ile możemy zebrać? Zakładając, że do małej szkoły podstawowej uczęszcza 140 uczniów, a do zbiórki przystąpi połowa rodziców, uzyskamy kwotę 17 500 zł (70 rodzin x 25 zł miesięcznie x 10 miesięcy).

Zbiórki przy okazji wydarzeń szkolnych i innych wydarzeń lokalnych

Będą to wszelkiego rodzaju kwesty, loterie, sprzedaże cegiełek czy drobnych upominków, jakie można organizować przy okazji imprez i wydarzeń lokalnych, gdzie darczyńcy wrzucają pieniądze do puszek lub deklarują konkretną wpłatę na konto.

Pamiętaj: jeżeli kwesta odbywa się poza terenem szkoły, a jednocześnie zbierane są pieniądze w gotówce od anonimowych darczyńców na z góry określony cel, powinniśmy mieć zgłoszoną zbiórkę publiczną (http://zbiorki.gov.pl/).

Klucz do sukcesu – zapowiedź zbiórki na wydarzeniu z wyprzedzeniem. Jeżeli dotyczy to wydarzenia na terenie szkoły, wykorzystaj kontakt e-mail z rodzicami lub/i przekaż tę wiadomość uczniom, których możemy dodatkowo zaangażować w akcję, np. uczniowie przygotują karty świąteczne czy ozdoby choinkowe na zajęciach z plastyki lub upieką ciasteczka na ZPT.

Ile możemy zebrać? Wszystko zależy od liczby osób, które wezmą udział w danym wydarzeniu. Doświadczenie osób, które organizowały tego typu kwesty, mówi od kwotach od kilkuset do 3–4 tys. złotych.

Kwesty ślubne

Efektywne i proste do zorganizowania narzędzie, wymagające minimalnych nakładów. Mechanizm polega na tym, że narzeczeni w zaproszeniach na swój ślub informują: Zamiast kwiatów prosimy o przekazanie datków na szkołę XY. Wolontariusze ze szkoły będą z nami w czasie ślubu. Do udziału w kweście możemy np. zaprosić rodziców z rady. Do organizacji kwesty ślubnej nie są wymagane żadne zgłoszenia czy pozwolenia administracyjne.

Klucz do sukcesu – nawiąż współpracę z lokalną parafią, tak żeby narzeczeni mogli dowiedzieć się o możliwości wsparcia szkoły (do której może kiedyś chodzili). Informacja o możliwości organizacji kwesty powinna być przekazana najlepiej osobiście w czasie nauk przedmałżeńskich.

Ile możemy zebrać? Przeciętna kwest ślubna przynosi od 2 do 4 tys. zł.

Współpraca z biznesem

To narzędzie nie zawsze będzie oznaczało pozyskiwanie pieniędzy. Mogą to być produkty na nagrody dla uczniów, materiały budowlane na remont szkoły, itp. Najefektywniejszą metodą we współpracy z biznesem będzie prośba o wsparcie lub oferta wyrażona w czasie spotkania. Samo spotkanie warto poprzedzić krótkim listem, jednak sam list nie będzie tak skuteczny jak rozmowa z drugim człowiekiem.

Klucz do sukcesu – szukaj firm rodzinnych, szczególnie firm produkcyjnych z najbliższej okolicy. Najlepiej, gdy możesz iść z rekomendacji. Rozmawiaj z właścicielami, traktuj ich jak darczyńców i pokaż, ile na dany cel już zebrałeś. Pamiętaj, że firmy swoje budżety planują na jesieni. To właśnie jesień jest najlepszym momentem na spotkanie i zbieranie pieniędzy na następny rok. Współpracę z daną firmą zacznijmy od mniejszych kwot. Dajmy się poznać, pokażmy, co potrafimy zrobić. W kolejnych latach możemy sukcesywnie zwiększać kwotę umów.

Ile możemy zebrać? Wszystko zależy od celu, na który chcemy zebrać, kondycji finansowej firmy i jej perspektyw rozwoju. W grę wchodzą kwoty od kilku do kilkunastu tys. zł.

1% podatku

Efektywność tego narzędzia zależy od mobilizacji darczyńców. W podziale tortu 1% istnieje olbrzymia konkurencja. O 1% stara się 8743 organizacji pożytku publicznego oraz kilka tysięcy szkół, przedszkoli i organizacji pozarządowych, które robią to za pośrednictwem mechanizmu tzw. subkont. W 2020 r. z tytułu 1% podatku organizacje otrzymały od podatników 906,99 mln zł. Przy czym najmniejsza zebrana kwota wyniosła 2,40 zł. Najlepiej, jeżeli o 1% będzie starała się samodzielnie działająca przy szkole fundacja czy stowarzyszenie z statusem OPP. Unikniemy tym samym opłat za subkonto.

Klucz do sukcesu – przygotuj (bezpłatny) program do PIT, proś darczyńców od początku roku (największa grupa podatników rozlicza się w połowie lutego). Wyznacz konkretny cel, których chcesz sfinansować, i do pomocy w zbiórce zaproś rodziców i pracowników szkoły.

Ile możemy zebrać? Przeciętny 1% podatku wynosi ok. 40 zł. Tyle zbierze szkoła, jeżeli do akcji włączy się jedna osoba.

Granty, dotacje, projekty

To mechanizm polegający na złożeniu tzw. projektu na realizację konkretnych działań. Każdy projekt jest odpowiedzią na konkretny problem, z którego wynika konkretny cel projektu. Dopiero znając cel, możemy zaplanować działania, a realizacja działań przynosi rezultaty, dzięki którym początkowy problem zostaje w całości lub częściowo rozwiązany.

W projektach musimy określić dokładny budżet i harmonogram działań. W niektórych konkursach wymagany jest wkład własny. Z projektów możemy sfinansować praktycznie każde działanie, które chcielibyśmy zrealizować na terenie szkoły. Gdzie szukać ogłoszeń o konkursach? W internecie funkcjonują ogólnodostępne serwisy promujące konkursy grantowe, np.: www.eurodesk.pl/granty lub ngo.pl.

Klucz do sukcesu – szukaj konkursów, które są dobrze dopasowane do potrzeb szkoły. Planowanie projektu zacznij od zdefiniowania problemu. Sprawdź, czy we wszystkich kryteriach oceny sam sobie dałbyś maksymalną liczbę punktów.

Ile możemy zebrać? Wszystko zależy od konkretnego konkursu. W popularnych konkursach małych grantów (np. Fundacja Orlen, Fundacja PZU, Fundacja BGK, Fundacja Santander i inne) w grę wchodzą kwoty od 5 do 30 tys. zł.